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<title>IT-Pflichten für Pflegeunternehmen – Welche digitalen Vorgaben das Gesetz fordert | IT-Hilfe Sofort</title>
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<h1>IT-Pflichten für Pflegeunternehmen – Welche digitalen Vorgaben das Gesetz fordert</h1>
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<div class="article-meta">
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<span>📅 06. May 2026</span> ·
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<span>⏱️ 8 Min. Lesezeit</span> ·
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<span>👤 IT-Hilfe Sofort Team</span>
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<div class="article-content">
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<p>Die Digitalisierung ist in der Pflege nicht mehr optional – das Gesetz zwingt dazu. Elektronische Rechnungen, DSGVO-Konformität, Aufbewahrungspflichten: Wer diese Pflichten ignoriert, riskiert Bußgelder und im schlimmsten Fall den Entzug der Betriebserlaubnis. Dieser Artikel gibt einen Überblick über aktuelle und kommende IT-Pflichten.</p>
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<h2>Warum Pflegeunternehmen jetzt handeln müssen</h2>
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<p>Die gesetzlichen Anforderungen an digitale Prozesse in der Pflege wachsen stetig:</p>
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<table style="width:100%; border-collapse: collapse; margin: 1.5rem 0;">
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<thead>
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<tr><th style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem; background: #f9fafb; text-align: left;">Jahr</th><th style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem; background: #f9fafb; text-align: left;">Neue Pflicht</th><th style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem; background: #f9fafb; text-align: left;">Betroffen</th></tr>
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</thead>
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<tbody>
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<tr><td style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem;">2024</td><td style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem;">Arbeitszeiterfassungspflicht (BAG-Urteil)</td><td style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem;">Alle Arbeitgeber</td></tr>
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||||
<tr><td style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem;">2025</td><td style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem;">E-Rechnungspflicht (Empfang)</td><td style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem;">Alle Unternehmen</td></tr>
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||||
<tr><td style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem;">2026/2027</td><td style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem;">E-Rechnungspflicht (Versand)</td><td style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem;">Alle Unternehmen</td></tr>
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||||
<tr><td style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem;">Fortlaufend</td><td style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem;">DSGVO, GoBD, SGB-V-Anforderungen</td><td style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem;">Pflegeeinrichtungen</td></tr>
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</tbody>
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</table>
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<p>Wer nicht rechtzeitig umstellt, zahlt später doppelt: Bußgelder plus Nachrüstungskosten.</p>
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<h2>Die wichtigsten IT-Pflichten im Überblick</h2>
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<h3>1. Elektronische Rechnungspflicht (ab 2025/2026)</h3>
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<p>Die E-Rechnungspflicht kommt – stufenweise:</p>
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<table style="width:100%; border-collapse: collapse; margin: 1.5rem 0;">
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<thead>
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<tr><th style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem; background: #f9fafb; text-align: left;">Zeitraum</th><th style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem; background: #f9fafb; text-align: left;">Pflicht</th></tr>
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</thead>
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||||
<tbody>
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||||
<tr><td style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem;">Ab 1.1.2025</td><td style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem;">Empfangspflicht: Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können</td></tr>
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||||
<tr><td style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem;">Ab 1.1.2026 (geplant)</td><td style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem;">Versandpflicht für Unternehmen > 250 Mitarbeiter</td></tr>
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<tr><td style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem;">Ab 1.1.2027 (geplant)</td><td style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem;">Versandpflicht für alle Unternehmen</td></tr>
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</tbody>
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</table>
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<strong>Was bedeutet das für Pflegeunternehmen?</strong>
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<ul>
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<li>Sie müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen im EU-Format (EN 16931) zu empfangen</li>
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<li>Ab 2027 müssen auch Sie elektronische Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD versenden</li>
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<li>Papierrechnungen an andere Unternehmen werden dann nicht mehr ausreichen</li>
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</ul>
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<strong>Praktische Umsetzung:</strong> Die meisten Pflegesoftware-Lösungen integrieren bereits E-Rechnungsfunktionen. Alternativ: E-Rechnungsportal oder Schnittstelle zum Steuerberater.
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<h3>2. DSGVO – Die Basispflicht</h3>
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<p>Die DSGVO gilt seit 2018 – aber viele Pflegeunternehmen sind immer noch nicht vollständig konform. Die wichtigsten Pflichten:</p>
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<table style="width:100%; border-collapse: collapse; margin: 1.5rem 0;">
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<thead>
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<tr><th style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem; background: #f9fafb; text-align: left;">Pflicht</th><th style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem; background: #f9fafb; text-align: left;">Was zu tun ist</th></tr>
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</thead>
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<tbody>
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<tr><td style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem;">Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT)</td><td style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem;">Alle Datenverarbeitungen dokumentieren</td></tr>
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<tr><td style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem;">Datenschutzbeauftragter</td><td style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem;">Ab 20 MA, die personenbezogene Daten verarbeiten</td></tr>
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<tr><td style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem;">Technik- und Organisationsmaßnahmen (TOMs)</td><td style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem;">Verschlüsselung, Zugriffskontrolle, Audit-Trail</td></tr>
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<tr><td style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem;">Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA)</td><td style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem;">Bei hohem Risiko für Betroffene (Gesundheitsdaten!)</td></tr>
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<tr><td style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem;">Auftragsdatenverarbeitung (AVV)</td><td style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem;">Mit allen IT-Dienstleistern abschließen</td></tr>
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<tr><td style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem;">Meldepflicht bei Datenpannen</td><td style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem;">Innerhalb von 72 Stunden an Aufsichtsbehörde</td></tr>
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<tr><td style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem;">Auskunftsrecht</td><td style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem;">Betroffene können Auskunft über ihre Daten verlangen</td></tr>
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</tbody>
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</table>
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<strong>Besonders wichtig in der Pflege:</strong> Gesundheitsdaten fallen unter Art. 9 DSGVO (besondere Kategorien). Die Anforderungen an die Verarbeitung sind höher als bei „normalen" personenbezogenen Daten.
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<h3>3. GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern</h3>
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<p>Die GoBD gelten für alle steuerrelevanten Aufzeichnungen – auch in der Pflege:</p>
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<table style="width:100%; border-collapse: collapse; margin: 1.5rem 0;">
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<thead>
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<tr><th style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem; background: #f9fafb; text-align: left;">Anforderung</th><th style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem; background: #f9fafb; text-align: left;">Was bedeutet das?</th></tr>
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</thead>
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||||
<tbody>
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||||
<tr><td style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem;"><strong>Aufbewahrungsfristen</strong></td><td style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem;">10 Jahre für steuerrelevante Unterlagen, 6 Jahre für Geschäftsbriefe</td></tr>
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||||
<tr><td style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem;"><strong>Nachvollziehbarkeit</strong></td><td style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem;">Jede Buchung muss nachvollziehbar sein</td></tr>
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||||
<tr><td style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem;"><strong>Unveränderbarkeit</strong></td><td style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem;">Buchungen dürfen nicht nachträglich geändert werden (ohne Dokumentation)</td></tr>
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||||
<tr><td style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem;"><strong>Vollständigkeit</strong></td><td style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem;">Keine Lücken erlaubt</td></tr>
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</tbody>
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</table>
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<strong>Praxisrelevanz:</strong> Wer Pflegesoftware einsetzt, muss sicherstellen, dass das System GoBD-konform ist. Das heißt: Audit-Trail, unveränderbare Speicherung, Exportmöglichkeit für die Steuerprüfung.
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<h3>4. Arbeitszeiterfassungspflicht</h3>
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<p>Seit dem BAG-Urteil (2022) und der entsprechenden Gesetzesinitiative ist die lückenlose Arbeitszeiterfassung Pflicht. Für Pflegeunternehmen bedeutet das:</p>
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<ul>
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<li>Jede angefangene und beendete Arbeitszeit muss erfasst werden</li>
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<li>Auch Bereitschaftsdienste und Rufbereitschaften</li>
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<li>Die Erfassung muss objektiv, nachvollziehbar und unveränderbar sein</li>
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<li>Digitale Zeiterfassung ist der einfachste Weg zur Konformität</li>
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</ul>
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<h3>5. SGB-V-Anforderungen an die Pflegedokumentation</h3>
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<p>Das Sozialgesetzbuch V regelt die Anforderungen an die Pflegedokumentation:</p>
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<table style="width:100%; border-collapse: collapse; margin: 1.5rem 0;">
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<thead>
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<tr><th style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem; background: #f9fafb; text-align: left;">Anforderung</th><th style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem; background: #f9fafb; text-align: left;">Bedeutung</th></tr>
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||||
</thead>
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||||
<tbody>
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||||
<tr><td style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem;"><strong>Vollständigkeit</strong></td><td style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem;">Alle erbrachten Leistungen müssen dokumentiert werden</td></tr>
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||||
<tr><td style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem;"><strong>Nachvollziehbarkeit</strong></td><td style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem;">Dritte müssen die Dokumentation verstehen können</td></tr>
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||||
<tr><td style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem;"><strong>Aktualität</strong></td><td style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem;">Dokumentation muss zeitnah erfolgen</td></tr>
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<tr><td style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem;"><strong>Manipulationssicherheit</strong></td><td style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem;">Nachträgliche Änderungen müssen kenntlich gemacht werden</td></tr>
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</tbody>
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</table>
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<h3>6. IT-Sicherheit nach BSI-Standards</h3>
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<p>Für Pflegeunternehmen, die als KRITIS-Betreiber gelten (ab einer bestimmten Größe), gelten zusätzliche Anforderungen:</p>
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<ul>
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<li>Nachweispflicht für angemessene IT-Sicherheitsmaßnahmen</li>
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<li>Regelmäßige Sicherheitsaudits</li>
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<li>Meldung von IT-Sicherheitsvorfällen an das BSI</li>
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</ul>
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<p>Auch ohne KRITIS-Status empfiehlt sich die Orientierung am BSI IT-Grundschutz.</p>
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<h2>Was 2026/2027 kommt</h2>
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<table style="width:100%; border-collapse: collapse; margin: 1.5rem 0;">
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<thead>
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||||
<tr><th style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem; background: #f9fafb; text-align: left;">Maßnahme</th><th style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem; background: #f9fafb; text-align: left;">Status</th><th style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem; background: #f9fafb; text-align: left;">Betroffen</th></tr>
|
||||
</thead>
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||||
<tbody>
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||||
<tr><td style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem;">E-Rechnungspflicht (Versand)</td><td style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem;">Gesetz beschlossen, Umsetzung gestaffelt</td><td style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem;">Alle Unternehmen</td></tr>
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||||
<tr><td style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem;">Elektronische Arbeitszeiterfassung</td><td style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem;">Gesetzgebungsverfahren</td><td style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem;">Alle Arbeitgeber</td></tr>
|
||||
<tr><td style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem;">Digitale Pflegeberichte</td><td style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem;">Pilotprojekte, Ausweitung erwartet</td><td style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem;">Pflegeeinrichtungen</td></tr>
|
||||
<tr><td style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem;">Telematikinfrastruktur (TI)</td><td style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem;">Ausbau laufend</td><td style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem;">Ambulant und stationär</td></tr>
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||||
<tr><td style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem;">ePA (elektronische Patientenakte)</td><td style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem;">Pflicht für gesetzlich Versicherte ab 2025</td><td style="border: 1px solid #e5e7eb; padding: 0.75rem;">Alle Leistungserbringer</td></tr>
|
||||
</tbody>
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</table>
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<h2>Schritt für Schritt: So stellen Sie sich auf die IT-Pflichten ein</h2>
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<p>1. <strong>Ist-Analyse:</strong> Welche Pflichten erfüllen Sie bereits? Wo gibt es Lücken?</p>
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<p>2. <strong>VVT aktualisieren:</strong> Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten vollständig erstellen</p>
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<p>3. <strong>AVV-Verträge prüfen:</strong> Mit allen IT-Dienstleistern Auftragsdatenverarbeitungsverträge abschließen</p>
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<p>4. <strong>E-Rechnungsfähigkeit prüfen:</strong> Kann Ihre Software E-Rechnungen empfangen und versenden?</p>
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<p>5. <strong>Arbeitszeiterfassung einführen:</strong> Digitale Zeiterfassung implementieren</p>
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<p>6. <strong>GoBD-Konformität sicherstellen:</strong> Audit-Trail und Export in der Software prüfen</p>
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<p>7. <strong>Datenschutzbeauftragten bestellen:</strong> Falls noch nicht geschehen (ab 20 MA)</p>
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<p>8. <strong>IT-Sicherheitskonzept erstellen:</strong> Basierend auf BSI IT-Grundschutz</p>
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<p>9. <strong>Schulung der Mitarbeiter:</strong> Datenschutz und IT-Sicherheit sind Everyone's Business</p>
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<p>10. <strong>Regelmäßige Überprüfung:</strong> Mindestens jährlich den Status quo überprüfen</p>
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<h2>FAQ: IT-Pflichten für Pflegeunternehmen</h2>
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<strong>Wann muss ich E-Rechnungen versenden?</strong>
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<p>Ab voraussichtlich 2027 für alle Unternehmen. Die genauen Termine können sich noch verschieben – prüfen Sie den aktuellen Stand.</p>
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<strong>Was kostet die Umstellung auf E-Rechnungen?</strong>
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<p>Je nach Lösung: Kostenlos (E-Rechnungsportal des Steuerberaters) bis ca. 50–200 €/Monat für integrierte Lösungen in der Buchhaltungssoftware.</p>
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<strong>Brauche ich einen Datenschutzbeauftragten?</strong>
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<p>Ja, wenn Sie mehr als 20 Mitarbeiter haben, die personenbezogene Daten verarbeiten. In der Pflege ist das fast immer der Fall. Externe DSB sind möglich und oft kosteneffizient.</p>
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<strong>Was passiert bei Nichtbeachtung der DSGVO?</strong>
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<p>Bußgelder bis zu 20 Mio. € oder 4 % des Jahresumsatzes. In der Praxis: bei Gesundheitsdaten besonders strenge Ahndung durch die Aufsichtsbehörden.</p>
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<strong>Muss ich eine elektronische Patientenakte (ePA) nutzen?</strong>
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<p>Als Leistungserbringer müssen Sie die ePA unterstützen. Die genauen Anforderungen richten sich nach dem Versorgungsbereich (ambulant, stationär, Rehabilitation).</p>
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<strong>Was sind die GoBD einfach erklärt?</strong>
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<p>GoBD = Regeln dafür, wie digitale Buchhaltung aussehen muss: nachvollziehbar, unveränderbar, vollständig, zeitnah. Jede Buchung muss für die Steuerprüfung rekonstruierbar sein.</p>
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<h2>Fazit</h2>
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<p>Die digitale Pflichtenlandschaft für Pflegeunternehmen wird immer dichter – und die Übergangsfristen kürzer. Wer jetzt handelt, profitiert doppelt: Er vermeidet Bußgelder und nutzt die Digitalisierung gleichzeitig als Wettbewerbsvorteil. Die E-Rechnungspflicht ist der nächste Meilenstein – bereiten Sie sich jetzt vor.</p>
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<em>Quellen:</em>
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<li><em>E-Rechnungspflicht: Wachstumschancengesetz, BMF-Schreiben zur elektronischen Rechnung</em></li>
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<li><em>DSGVO: Verordnung (EU) 2016/679, Art. 9 (Gesundheitsdaten)</em></li>
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<li><em>GoBD: BMF-Schreiben vom 28.11.2019 (BStBl I S. 1390)</em></li>
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<li><em>BAG-Urteil zur Arbeitszeiterfassung: 1 ABR 22/21 (13.9.2022)</em></li>
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<li><em>SGB V: §§ 295, 296, 300 (Pflegedokumentation, ePA)</em></li>
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<li><em>BSI IT-Grundschutz-Kompendium (aktuelle Version)</em></li>
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</ul>
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<span class="tag">IT-Pflichten Pflege</span>
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<span class="tag">elektronische Rechnung Pflege</span>
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<span class="tag">DSGVO Pflegeunternehmen</span>
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<span class="tag">digitale Aufbewahrung</span>
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<span class="tag">E-Rechnungspflicht 2026</span>
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<span class="tag">[TAG 2]</span>
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<span class="tag">[TAG 3]</span>
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