PeBeM – Personalbemessung ab 2026 verpflichtend

25. Juni 2026 | PeBeM / §113c SGB XI | Lesezeit: ca. 8 Minuten

Seit dem 1. Januar 2026 ist das Personalbemessungsverfahren – kurz PeBeM – für alle vollstationären Pflegeeinrichtungen in Deutschland verpflichtend. Die Übergangsfrist ist abgelaufen. Was nach einem weiteren Bürokratie-Update klingt, verändert die Pflegebranche grundlegend: Statt starrer Fachkraftquoten gilt jetzt eine bedarfsorientierte Personalplanung, die sich am tatsächlichen Pflegebedarf der Bewohnerinnen und Bewohner orientiert. Wer die Vorgaben nicht umsetzt, riskiert negative MD-Prüfberichte, Probleme in Vergütungsverhandlungen und ein überlastetes Team. Dieser Artikel erklärt, was PeBeM konkret bedeutet, wie die Berechnung funktioniert – und warum digitale Tools der Schlüssel zur erfolgreichen Umsetzung sind.

Was ist PeBeM? – Die gesetzliche Grundlage

PeBeM steht für „Personalbemessungsverfahren in der Pflege". Die gesetzliche Grundlage bildet § 113c SGB XI, der mit dem Zweiten Pflegestärkungsgesetz (PSG II) bereits 2015 auf den Weg gebracht wurde. Nach einer mehrjährigen wissenschaftlichen Entwicklungs- und Erprobungsphase – maßgeblich geprägt durch die Studie von Prof. Dr. Heinz Rothgang (Universität Bremen) – trat das Verfahren am 1. Juli 2023 in Kraft. Es folgte eine Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2025. Seit dem 1. Januar 2026 ist die vollständige Anwendung für alle stationären Pflegeeinrichtungen verpflichtend.

Das Kernprinzip: Weg von starren Fachkraftquoten, hin zu einer individuellen Berechnung des Personalbedarfs nach dem tatsächlichen Pflegebedarf der Bewohnerinnen und Bewohner. Die 1993 festgelegte pauschale 50-%-Fachkraftquote wird durch ein differenziertes System ersetzt, das Pflegegrade, Qualifikationsniveaus und den konkreten Versorgungsaufwand berücksichtigt.

Die acht Qualifikationsniveaus – mehr als nur „Fachkraft" und „Hilfskraft"

Das PeBeM unterscheidet acht Qualifikationsniveaus (QN 1–8), die den gesamten Personalmix einer Einrichtung abbilden:

QN	Bezeichnung	Qualifikation
QN 8	Pflegewissenschaftliche Leitung	Hochschulabschluss Pflegewissenschaft
QN 7	Pflegedienstleitung	Weiterbildung zur PDL
QN 6	Wohnbereichsleitung	Fachkraft mit Leitungsweiterbildung
QN 5	Pflegefachkraft mit Zusatzqualifikation	z. B. Palliativpflege, Wundmanagement
QN 4	Pflegefachkraft	3-jährige staatlich anerkannte Ausbildung
QN 3	Assistenzkraft	1–2-jährige abgeschlossene Ausbildung
QN 2	Pflegehilfskraft	2–6-monatiger Basiskurs
QN 1	Servicekraft	Ohne formale Pflegeausbildung

In der Praxis wird häufig mit einem vereinfachten Qualifikationsmix von etwa 40/30/30 gearbeitet: rund 40 % Pflegefachkräfte (QN 4+), 30 % Assistenzkräfte (QN 3) und 30 % Hilfskräfte (QN 1–2). Entscheidend ist: Pflegefachkräfte übernehmen nur noch Vorbehaltsaufgaben nach § 4 PflBG – also Pflegeplanung, Medikationsmanagement, fachliche Beurteilung und Delegation. Assistenz- und Hilfskräfte führen die Grundpflege und delegierte Tätigkeiten eigenverantwortlich durch.

So funktioniert die Berechnung: Pflegegradstruktur × Personalanhaltswerte

Die Personalbemessung nach PeBeM folgt einem klaren Prinzip: Je höher der Pflegegrad der Bewohnerinnen und Bewohner, desto höher die Anforderungen an die Qualifikation des eingesetzten Personals. Die Berechnung erfolgt in zwei Schritten:

Pflegegradstruktur analysieren: Wie viele Bewohnerinnen und Bewohner mit welchem Pflegegrad (1–5) leben in der Einrichtung?
Personalanhaltswerte anwenden: Für jeden Pflegegrad und jedes Qualifikationsniveau gibt es gesetzlich festgelegte Anhaltswerte – das sind Faktoren, die den Personalbedarf in Vollzeitstellen pro Bewohner ausdrücken.

Rechenbeispiel für eine Einrichtung mit 74 Bewohnerinnen und Bewohnern (Bedarf an Hilfskräften QN 1):

Pflegegrad	Bewohner	Anhaltswert	Vollzeitstellen
Pflegegrad 1	0	× 0,0873	0,00
Pflegegrad 2	20	× 0,1202	2,40
Pflegegrad 3	28	× 0,1449	4,06
Pflegegrad 4	20	× 0,1627	3,25
Pflegegrad 5	6	× 0,1758	1,05
Gesamtbedarf QN 1			10,77 VZÄ

Diese Berechnung wird für jedes Qualifikationsniveau durchgeführt. Das Ergebnis ist ein differenzierter Personalschlüssel, der den tatsächlichen Bedarf abbildet – nicht eine pauschale Quote, die an der Realität vorbeigeht.

Die Rothgang-Studie: Wissenschaftliche Basis des PeBeM

Das PeBeM-Verfahren basiert auf einer der umfangreichsten Pflegestudien Deutschlands, durchgeführt von Prof. Dr. Heinz Rothgang und seinem Team an der Universität Bremen:

1.979 Pflegeschichten in 62 Einrichtungen wurden analysiert
Über 130.000 Pflegeinterventionen nach Aufwand, Fachlichkeitsgrad und Verantwortung bewertet
Ergebnis: Deutlicher Personalmehrbedarf – insbesondere bei Assistenzkräften (QN 3) mit +69 %, moderater Mehrbedarf bei Pflegefachkräften mit +3,5 %
Die Studie deckte zudem Versorgungsdefizite bei schlechtem Personalschlüssel auf – von fehlender Händedesinfektion bis zu ausgelassenen Pflegeteilschritten

Im Dezember 2025 wurden die Ergebnisse des Modellprogramms nach § 8 Abs. 3b SGB XI veröffentlicht. Sie empfehlen unter anderem differenziertere Personalanhaltswerte, eine stärkere Förderung von QN 3 und mehr Flexibilität für die Einrichtungen. Die Personalanhaltswerte werden vom Bundesgesundheitsministerium regelmäßig – erstmals 2025, danach alle zwei Jahre – überprüft und bei Bedarf angepasst.

Was sich im Pflegealltag konkret ändert

PeBeM ist kein reines Rechenmodell – es verändert die tägliche Arbeit in den Einrichtungen grundlegend. Die drei zentralen Elemente:

1. Klare Aufgabentrennung nach Qualifikation

Die Zeiten, in denen Pflegefachkräfte, Assistenzkräfte und Hilfskräfte mehr oder weniger das Gleiche taten, sind vorbei. PeBeM verlangt eine dokumentierte Delegationsmatrix: Wer führt welche Aufgaben selbstständig aus? Welche Tätigkeiten sind vorbehalten? Die Verantwortung für die Pflegeprozesssteuerung, fachliche Beurteilung und Delegation liegt bei den Fachkräften (QN 4+). Assistenzkräfte (QN 3) führen definierte Pflegetätigkeiten eigenverantwortlich durch – mit strukturiertem Feedback zur Fachkraft. Hilfskräfte (QN 1–2) übernehmen Grundpflege und soziale Betreuung.

2. Bedarfsorientierte Dienstplanung

Dienstpläne werden nicht mehr nach „gefühltem Bedarf" oder historisch gewachsenen Mustern erstellt, sondern nach der tatsächlichen Pflegegradstruktur der Bewohnerschaft. Das bedeutet: Ändert sich die Bewohnerstruktur – etwa durch Neuaufnahmen mit höheren Pflegegraden – muss der Dienstplan angepasst werden. Jede Schicht (Früh, Spät, Nacht) muss mit dem erforderlichen Qualifikationsmix besetzt sein.

3. Qualifizierungsnachweis und Dokumentation

Rollenspezifische Kompetenzen müssen nachweisbar dokumentiert und durch den Medizinischen Dienst (MD) prüfbar sein. Das umfasst schriftliche Arbeitsanweisungen, regelmäßige Kompetenzüberprüfungen und eine nachvollziehbare Verantwortungsmatrix pro Schicht. Fortbildungsbedarfe sind rollenspezifisch: Fachkräfte brauchen Delegationskompetenz, Assistenzkräfte sichere Rückmeldeprozesse, Hilfskräfte die Fähigkeit, Veränderungen bei Bewohnern zu erkennen und weiterzugeben.

Für wen gilt PeBeM – und für wen (noch) nicht?

Einrichtungsart	PeBeM-Status
Vollstationäre Pflegeeinrichtungen	✅ Verpflichtend seit 1. Januar 2026
Teilstationäre Pflege (Tagespflege)	❌ Einführung ausgesetzt (Stand 2026)
Kurzzeitpflege	❌ Nicht betroffen
Ambulante Pflegedienste	❌ Modellprogramme laufen (z. B. EinSTEP bis Ende 2026)
Krankenhäuser	⚠️ PPR 2.0 (seit Juli 2024), verbindliche Vorgaben ab 2027

Konsequenzen bei Nichtumsetzung

Die Übergangsfrist ist vorbei – wer PeBeM nicht umsetzt, riskiert handfeste Nachteile:

Negative MD-Prüfberichte: Der Medizinische Dienst prüft die Einhaltung der PeBeM-Vorgaben. Schlechte Bewertungen sind öffentlich und schaden dem Ruf der Einrichtung.
Probleme in Vergütungsverhandlungen: Pflegesatzverhandlungen mit den Kostenträgern setzen eine PeBeM-konforme Personalplanung voraus. Wer die Vorgaben nicht erfüllt, kann Nachteile bei der Vergütung erleiden.
Schwierigkeiten bei der Personalgewinnung: Pflegefachkräfte bevorzugen Einrichtungen mit klaren Strukturen und bedarfsgerechter Personalausstattung. Wer PeBeM verschleppt, verliert im Wettbewerb um Fachkräfte.
Überlastetes Team: Ohne klare Aufgabenverteilung und bedarfsorientierte Planung werden Pflegekräfte in unklaren Zuständigkeiten aufgerieben – das treibt die ohnehin hohe Berufsflucht weiter an.

Die größten Herausforderungen – und wie digitale Tools helfen

Die Umsetzung von PeBeM stellt Einrichtungen vor erhebliche organisatorische Herausforderungen. Genau hier kommen digitale Werkzeuge ins Spiel:

Herausforderung 1: Personalbedarf korrekt berechnen

Die manuelle Berechnung des Personalbedarfs über alle acht Qualifikationsniveaus und fünf Pflegegrade ist fehleranfällig und zeitaufwendig. Digitale PeBeM-Rechner automatisieren diesen Prozess: Pflegegradstruktur eingeben, Personalanhaltswerte hinterlegen – das Tool berechnet den Soll-Bedarf in Sekunden und zeigt Abweichungen zum Ist-Bestand auf einen Blick.

Herausforderung 2: Qualifikationsgerechte Dienstplanung

Jede Schicht muss den erforderlichen Qualifikationsmix abbilden – und das unter Berücksichtigung von Urlaub, Krankheit, Fortbildung und Einarbeitung. Digitale Dienstplan-Tools mit PeBeM-Logik prüfen automatisch, ob der geplante Qualifikationsmix den Soll-Vorgaben entspricht, schlagen Alternativen bei Ausfällen vor und verhindern Über- oder Unterbesetzungen in einzelnen Schichten.

Herausforderung 3: Delegation dokumentieren

PeBeM verlangt eine nachvollziehbare Delegationsmatrix und dokumentierte Kompetenznachweise. Digitale Pflegedokumentationssysteme bilden die Aufgabenverteilung ab, dokumentieren Delegationsentscheidungen und stellen sicher, dass bei MD-Prüfungen alle Nachweise griffbereit sind.

Herausforderung 4: Fortbildungsbedarfe managen

Jedes Qualifikationsniveau hat spezifische Schulungsbedarfe – von Delegationskompetenz für Fachkräfte bis zu Basisschulungen für Hilfskräfte. Lernmanagementsysteme (LMS) wie die Plattform von Relias ermöglichen rollenspezifische Fortbildungen, dokumentieren absolvierte Schulungen automatisch und stellen die Nachweise für MD-Prüfungen bereit.

Herausforderung 5: Pflegegradstruktur im Blick behalten

Ändert sich die Bewohnerschaft, muss der Personalbedarf neu berechnet werden. Digitale Dashboards zeigen die aktuelle Pflegegradverteilung in Echtzeit, berechnen den Soll-Bedarf automatisch neu und alarmieren bei kritischen Abweichungen – bevor es zu Versorgungsengpässen kommt.

Sechs Schritte zur erfolgreichen PeBeM-Umsetzung

Basierend auf den Erfahrungen aus dem Modellprogramm und der Praxis empfehlen Expertinnen und Experten folgendes Vorgehen:

Bestandsaufnahme: Qualifikationen aller Mitarbeitenden erfassen, aktuelle Pflegegradverteilung dokumentieren, bestehende Dienstpläne analysieren.
Soll-Personal berechnen: Theoretischen Bedarf an Vollzeitstellen je Qualifikationsniveau anhand der gesetzlichen Personalanhaltswerte ermitteln – idealerweise mit einem digitalen PeBeM-Rechner.
Lücken-Analyse: Ist vs. Soll: Wo fehlen Qualifikationen? Welche Schichten sind kritisch unterbesetzt? Welche Qualifikationsniveaus müssen aufgebaut werden?
Delegationsmatrix entwickeln: Schriftlich festlegen, welche Rolle welche Aufgaben selbstständig ausführt – unter Berücksichtigung der Vorbehaltsaufgaben nach § 4 PflBG.
Qualifizierungsplan erstellen: Rollenspezifische Pflichtschulungen definieren (Delegation, Kommunikation, Dokumentation) und mit einem digitalen Lernmanagementsystem umsetzen.
Steuerungsinstrumente etablieren: Skill-Matrix pro Schicht, regelmäßige Kurzbesprechungen mit Führungskräften, digitale Dashboards für die laufende Überwachung der Pflegegradstruktur.

Finanzierung: So wird der Personalaufbau unterstützt

Der mit PeBeM verbundene Personalmehrbedarf – insbesondere bei Assistenzkräften (QN 3) mit +69 % – wird durch verschiedene Finanzierungsinstrumente flankiert:

Personalausbaustufe (seit 1. Januar 2023): 20.000 zusätzliche Assistenzstellen (QN 3), finanziert durch die Pflegeversicherung im Rahmen des Gesundheitsversorgungsweiterentwicklungsgesetzes (GVWG).
Zusätzliche Finanzierungsoptionen (seit 1. Juli 2023): Mit Inkrafttreten von PeBeM wurden weitere Mittel für Hilfs- und Assistenzkräfte bereitgestellt.
Behandlungspflege in Heimen: Krankenkassen beteiligen sich mit 640 Mio. Euro jährlich an der Behandlungspflege in stationären Einrichtungen (§ 37 Abs. 2a SGB V).
Digitalisierungszuschuss (§ 8 Abs. 8 SGB XI): Bis zu 12.000 Euro pro Einrichtung für digitale Ausrüstung – auch für PeBeM-Software und Dienstplan-Tools.

Fazit: PeBeM ist mehr als eine Personalvorgabe – es ist ein Kulturwandel

Das Personalbemessungsverfahren markiert den größten Strukturwandel in der stationären Pflege seit Einführung der Pflegeversicherung 1995. Drei Dinge machen PeBeM zum entscheidenden Thema für jede Einrichtungsleitung:

Verbindlichkeit seit Januar 2026: Die Übergangsfrist ist abgelaufen. Wer jetzt nicht PeBeM-konform arbeitet, riskiert MD-Prüfberichte, Vergütungsnachteile und Personalprobleme.
Chance zur Entlastung: Klare Aufgabenverteilung und bedarfsorientierte Planung entlasten Pflegefachkräfte von Routineaufgaben und schaffen Raum für das, worauf es ankommt: die Pflege am Menschen.
Digitalisierung als Schlüssel: Ohne digitale Tools – von PeBeM-Rechnern über Dienstplan-Software bis zu Lernmanagementsystemen – ist die Umsetzung kaum zu bewältigen. Die gute Nachricht: Der Digitalisierungszuschuss nach § 8 Abs. 8 SGB XI fördert genau diese Investitionen mit bis zu 12.000 Euro.

PeBeM ist kein Selbstzweck. Es ist der längst überfällige Schritt zu einer Pflege, die sich am tatsächlichen Bedarf orientiert – nicht an starren Quoten aus dem Jahr 1993. Einrichtungen, die diesen Wandel jetzt aktiv gestalten, werden nicht nur compliant sein, sondern auch attraktiver für Fachkräfte und besser aufgestellt für die Zukunft.

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Quellen