KI-Sprachassistent spart 27% Dokumentationszeit – Charité-Studie belegt es

Die PYSA-Studie: Was die Charité untersucht hat

PYSA steht für „Pflegedokumentation mit Hybridem Sprachassistenten". Das Forschungsteam um Drin Ferizaj und Susann Neumann (Charité) sowie Katja Schwabe (voize) hat die Einführung des KI-Sprachassistenten in der stationären Langzeitpflege mit einer Pre-Post-Time-Motion-Studie begleitet – gefördert vom Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF).

Die Methode war aufwendig und praxisnah: Forschende beobachteten 52 Pflegefachkräfte aus 14 Einrichtungen während kompletter Frühdienste – vor und nach der Einführung von voize. Insgesamt flossen über 770 Stunden Beobachtungszeit in die Analyse ein. Die Forschenden griffen dabei nicht in den Arbeitsablauf ein, sondern maßen exakt, wie viel Zeit für die Pflegedokumentation aufgewendet wurde.

Das Ergebnis ist eindeutig: Nach der Einführung von voize sank der Zeitaufwand für die Pflegedokumentation im Durchschnitt um 27 Prozent. Die Effektstärke ist hoch, das Ergebnis statistisch signifikant. Der Preprint der Studie wurde im Oktober 2025 veröffentlicht und beim Journal of Medical Internet Research (JMIR) eingereicht.

Die Zahlen im Detail: Von 24 bis 87 Minuten Ersparnis

Der Durchschnittswert von 27 Prozent ist beeindruckend – doch die Spannbreite der Ergebnisse zeigt, wie unterschiedlich die Entlastung ausfallen kann:

• 25 Prozent der Pflegekräfte sparten mehr als 24 Minuten Dokumentationszeit pro Frühdienst.
• Spitzenwert: Einzelne Pflegekräfte reduzierten ihre Dokumentationszeit um bis zu 87 Minuten – das ist mehr als eine ganze Stunde, die für die direkte Arbeit mit den Bewohnern zurückgewonnen wurde.
• Usability-Score: Die Bedienbarkeit des Sprachassistenten erreichte 70 von 100 Punkten und wurde als „gut" bewertet – auch für weniger technikaffine Nutzer geeignet.
• Zusatzeffekte: Pflegekräfte berichteten von weniger Unterbrechungen im Arbeitsalltag und einer höheren Zufriedenheit mit dem Dokumentationssystem.

„Dass wir in einer realen Versorgungssituation eine deutliche Zeitersparnis von 27 Prozent pro Frühdienst sehen – bei gleichzeitig höherer Zufriedenheit und weniger Unterbrechung im Arbeitsalltag – ist ein starkes Signal."

Wie voize funktioniert: Sprechen statt Tippen

voize ist ein KI-Sprachassistent, der speziell für den Pflegealltag entwickelt wurde. Das Prinzip ist einfach: Pflegekräfte sprechen ihre Beobachtungen und Maßnahmen in ihr Smartphone – voize wandelt die gesprochene Sprache in strukturierte Pflegedokumentation um und überträgt die Daten direkt ins vorhandene Pflegesystem.

Der entscheidende Vorteil: Die Dokumentation erfolgt direkt am Point of Care, also unmittelbar nach der pflegerischen Handlung. Das reduziert nicht nur den Zeitaufwand, sondern verbessert auch die Qualität der Dokumentation – denn was sofort erfasst wird, ist präziser als das, was Stunden später aus der Erinnerung rekonstruiert werden muss.

Heute geht voize über die reine Dokumentation hinaus: Der Assistent unterstützt auch bei Schichtübergaben, der strukturierten Pflegeplanung nach dem Strukturmodell (SIS) und administrativen Aufgaben. Über 150.000 Pflegekräfte in mehr als 1.800 Einrichtungen nutzen die Lösung bereits – mit über 150 Millionen Dokumentationseinträgen.

„Mit voize sparen wir nicht nur Zeit – wir gewinnen auch an Qualität. Wege entfallen, die Dokumentation läuft schneller und wird gleichzeitig ausführlicher. Unsere Kolleg:innen sprechen freier, weil die Hemmung zu schreiben wegfällt."

Warum das für die Pflegebranche ein Meilenstein ist

Die PYSA-Studie ist mehr als eine weitere Digitalisierungs-Erfolgsgeschichte. Sie liefert erstmals wissenschaftliche Evidenz unter Realbedingungen – und das hat handfeste Konsequenzen für die Branche:

1. Pflegesatzverhandlungen: Die Studienergebnisse schaffen eine belastbare Grundlage dafür, KI-Sprachassistenz als personalergänzenden Ansatz in Pflegesatzverhandlungen anzuerkennen. Einrichtungen können argumentieren: „Wir investieren in Technologie, die nachweislich entlastet – das muss refinanzierbar sein."
2. Fachkräftegewinnung: In Zeiten von 200.000 unbesetzten Pflegestellen wird Arbeitgeberattraktivität zum entscheidenden Wettbewerbsfaktor. Einrichtungen, die mit KI-Sprachassistenz arbeiten, signalisieren Bewerbern: „Bei uns verbringen Sie weniger Zeit mit Papierkram und mehr Zeit mit Menschen."
3. Arbeitsbedingungen: Weniger Dokumentationsaufwand bedeutet weniger Belastung, weniger Überstunden und weniger Frustration – drei Faktoren, die direkt auf die Abbruchquote von 30 Prozent in der Pflegeausbildung einzahlen.

„Das Ergebnis im Alltag: weniger Tipparbeit, klarere Dokumentation und spürbar mehr Zeit am Menschen."

itbuddy.care: Dieselbe Entlastung – integriert in eine Komplettlösung

Die Charité-Studie beweist: KI-gestützte Sprachdokumentation funktioniert in der Praxis und spart messbar Zeit. Doch voize ist ein spezialisiertes Tool für die Sprachdokumentation. Was, wenn Sie eine Komplettlösung brauchen, die Sprachdokumentation mit Tourenplanung, Abrechnung, TI-Anbindung und DSGVO-konformem Hosting vereint?

Genau hier setzt itbuddy.care an – die digitale Komplettlösung für Pflegedienste, Pflegeheime und Tagespflegen. Die Plattform bietet:

• Mobile Pflegedokumentation: Vollständig digitale Erfassung aller Pflegeleistungen direkt am Point of Care – per Tablet oder Smartphone. Offline-fähig für Gebiete mit schlechtem Mobilfunkempfang. Die sprachbasierte Eingabe reduziert Tipparbeit und beschleunigt die Dokumentation – ähnlich wie voize, aber integriert in eine ganzheitliche Plattform.
• Intelligente Tourenplanung: Optimierte Routen in Echtzeit, abgestimmt auf Qualifikationen, Patientenpräferenzen und Verkehrslage. 60–90 Minuten weniger Fahr- und Rüstzeit pro Pflegekraft und Tag.
• Automatisierte Abrechnung: Nahtlose Integration in die Telematikinfrastruktur mit KIM-Dienst-Anbindung. Elektronische Leistungsnachweise (eLNW) werden automatisch generiert und verschlüsselt übermittelt – bereit für die Pflicht zur elektronischen Abrechnung ab Dezember 2026.
• DSGVO-konformes Hosting: Alle Daten in deutschen Rechenzentren, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung nach TLS 1.3, Multi-Faktor-Authentifizierung als Standard.
• Echtzeit-Transparenz: Pflegedienstleitung sieht auf einen Blick, wo sich welche Pflegekraft befindet, welche Einsätze erledigt sind und wo es hakt.

Der entscheidende Unterschied: Während voize ein spezialisiertes Tool für die Sprachdokumentation ist, bietet itbuddy.care eine integrierte Plattform, die alle digitalen Prozesse eines Pflegedienstes abdeckt – von der Tourenplanung über die mobile Dokumentation bis zur Abrechnung. Das spart nicht nur Zeit bei der Dokumentation, sondern eliminiert auch Medienbrüche, doppelte Datenerfassung und Schnittstellenprobleme.

„voize hilft uns, offene Stellen schneller besetzen zu können, weil wir attraktiver für Bewerber:innen geworden sind."

Fazit: Die Evidenz ist da – jetzt handeln

Die PYSA-Studie der Charité Berlin hat geliefert, worauf die Pflegebranche gewartet hat: einen wissenschaftlich belastbaren Nachweis, dass KI-Sprachassistenz in der Pflegepraxis funktioniert. 27 Prozent weniger Dokumentationszeit, weniger Unterbrechungen, höhere Zufriedenheit – und das unter realen Bedingungen, nicht im Labor.

Für Pflegeeinrichtungen bedeutet das: Die Technologie ist erprobt, die Evidenz ist da, die Förderung steht bereit. Der Digitalisierungszuschuss nach § 8 Abs. 8 SGB XI erstattet 40 Prozent der Investitionskosten – bis zu 12.000 Euro pro Einrichtung. Es gibt keinen Grund zu warten.

Jede eingesparte Minute Dokumentationszeit ist eine gewonnene Minute für den Menschen. In einer Branche mit 200.000 unbesetzten Stellen und einer Abbruchquote von 30 Prozent ist das nicht nur ein Nice-to-have – es ist überlebenswichtig.

Quellen

• voize Blog: 27 % weniger Dokumentationszeit – Charité-Studie belegt Wirkung von KI-Sprachassistent voize
• altenheim.net: KI-Sprachassistent spart Pflegekräften 27 Prozent Dokumentationszeit
• Bibliomed Pflege: KI spart Pflegekräften Dokumentationszeit
• medinfoweb: Charité-Studie – 27 Prozent weniger Dokumentationsaufwand in der Pflege
• JMIR Preprint: PYSA-Studie – Pflegedokumentation mit Hybridem Sprachassistenten
• Dexter Health: Studie – Sprachtechnologie spart Pflegekräften fast 30 % Zeit