Bis 12.000 € Digitalisierungszuschuss – So beantragen Sie ihn richtig

25. Juni 2026 | Lesezeit: ca. 8 Minuten

Pflegeeinrichtungen in Deutschland können einen einmaligen Zuschuss von bis zu 12.000 Euro für die Digitalisierung erhalten – und das noch bis Ende 2030. Der Digitalisierungszuschuss nach §8 Abs. 8 SGB XI deckt 40 Prozent der Investitionskosten für digitale und technische Ausrüstung. Viele Einrichtungen lassen diese Förderung liegen, weil sie den Antragsprozess für kompliziert halten. Dabei ist er mit der richtigen Vorbereitung überschaubar. Dieser Artikel erklärt Schritt für Schritt, wie Sie den Zuschuss beantragen, welche Maßnahmen förderfähig sind und wie itbuddy.care als förderfähige Lösung den Weg zur Digitalisierung ebnet.

Was ist der Digitalisierungszuschuss?

Der Digitalisierungszuschuss wurde mit dem Pflegepersonal-Stärkungsgesetz (PpSG) eingeführt und durch das Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetz (PUEG) vom 12. Juli 2023 bis zum 31. Dezember 2030 verlängert. Rechtsgrundlage ist §8 Abs. 8 SGB XI. Ziel des Programms: Pflegekräfte durch digitale Technologien von Routineaufgaben entlasten und mehr Zeit für die eigentliche Pflege schaffen.

Die Förderung richtet sich an alle nach §72 SGB XI zugelassenen Pflegeeinrichtungen – ambulante Pflegedienste ebenso wie stationäre Pflegeheime und Tagespflegen. Pro Einrichtung wird der Zuschuss einmalig gewährt. Träger mit mehreren Einrichtungen können für jede Einrichtung einen separaten Antrag stellen.

Quelle: Telekonnekt – Digitalisierungszuschuss für die Pflege

Die Förderung auf einen Blick

Merkmal	Details
Förderhöhe	Bis zu 40 % der Investitionskosten
Maximalbetrag	12.000 € pro Einrichtung (einmalig)
Antragsfrist	Bis 31. Dezember 2030
Rückwirkung	Für Ausgaben ab 1. Januar 2019
Rechtsgrundlage	§8 Abs. 8 SGB XI (PpSG, verlängert durch PUEG)
Antragsberechtigte	Alle nach §72 SGB XI zugelassenen Pflegeeinrichtungen (ambulant & stationär)
Aufteilung	Zuschuss kann auf mehrere Maßnahmen verteilt werden
Eigenanteil	Mindestens 60 % der Investitionskosten

Quelle: AOK – PpSG: Digitalisierung

Welche Maßnahmen sind förderfähig?

Die Richtlinien des GKV-Spitzenverbands definieren klar, welche Investitionen bezuschusst werden. Grundsätzlich gilt: Gefördert wird die einmalige Anschaffung von digitaler oder technischer Ausrüstung sowie die damit verbundenen Kosten der Inbetriebnahme. Dazu zählen:

Hardware: Computer, Tablets, Smartphones für die mobile Pflegedokumentation, Server, Netzwerktechnik, WLAN-Infrastruktur
Software: Pflegesoftware, Apps zur digitalen Dokumentation, KI-gestützte Tourenplanung, Lösungen zur elektronischen Abrechnung nach §105 SGB XI
Digitale Dienste & Lizenzen: Softwarelizenzen, Cloud-Dienste, KIM-Integration in das Primärsystem
IT- und Cybersicherheit: Firewalls, Virenschutz, Hardware/Software zur Erhöhung der IT-Sicherheit
Schulungen: Aus-, Fort- und Weiterbildungen zur Anwendung der digitalen oder technischen Ausrüstung
WLAN: Einrichtung und Ausbau der drahtlosen Netzwerkinfrastruktur – in stationären Einrichtungen auch für Bewohnerzimmer
Videosprechstunden: Technik für die digitale Zusammenarbeit mit Ärzten

Wichtig: Die Basisausstattung für die Telematikinfrastruktur (TI-Gateway, Konnektor, Kartenterminals, eHBA/SMC-B-Karten) wird über die monatliche TI-Pauschale finanziert – nicht über den Digitalisierungszuschuss. Die Integrationskosten für KIM in Ihr Primärsystem sind hingegen über den Digitalisierungszuschuss förderfähig.

Quelle: DAK – Pflegepersonalstärkungsgesetz: §8 Abs. 8 SGB XI

Schritt-für-Schritt: So beantragen Sie den Zuschuss

Schritt 1: Bedarf ermitteln und Investition planen

Bevor Sie den Antrag stellen, sollten Sie genau analysieren, welche digitalen Maßnahmen Ihre Einrichtung am meisten voranbringen. Typische Fragen, die Sie sich stellen sollten:

Wo entsteht der meiste Papierkram? (Dokumentation, Tourenpläne, Abrechnung)
Welche Prozesse kosten Ihre Pflegekräfte am meisten Zeit?
Ist Ihre IT-Infrastruktur ausreichend gegen Cyberangriffe geschützt?
Haben Sie bereits eine Lösung für die elektronische Abrechnung ab Dezember 2026?

Erstellen Sie eine Liste der benötigten Anschaffungen mit geschätzten Kosten. Denken Sie daran: Der Zuschuss beträgt 40 % – Sie müssen 60 % aus Eigenmitteln aufbringen. Bei 30.000 € Investitionskosten erhalten Sie die vollen 12.000 €.

Schritt 2: Eigenmittel bereitstellen

Der Digitalisierungszuschuss ist eine Anteilsfinanzierung, keine Vollfinanzierung. Sie müssen die Investition zunächst selbst tragen und erhalten den Zuschuss nach Bewilligung und Nachweis der Ausgaben. Kalkulieren Sie daher Ihre Liquidität: Können Sie die vollen Investitionskosten vorfinanzieren? Ausgaben ab dem 1. Januar 2019 sind rückwirkend förderfähig – haben Sie in den letzten Jahren bereits in digitale Ausrüstung investiert, können Sie diese Kosten geltend machen.

Schritt 3: Antrag ausfüllen und einreichen

Der Antrag ist bei der zuständigen Pflegekasse, dem Landesverband der Pflegekassen oder dem Verband der Ersatzkassen e. V. in dem Bundesland zu stellen, in dem Ihre Einrichtung zugelassen ist. Sie können den Antrag vor oder nach der Anschaffung stellen:

Prospektiver Antrag (vor der Anschaffung): Sie beantragen die Förderung, bevor Sie die Investition tätigen. Nach Bewilligung setzen Sie die Maßnahmen um und reichen die Nachweise ein.
Retrospektiver Antrag (nach der Anschaffung): Sie haben die Ausgaben bereits getätigt und reichen den Antrag mit den entsprechenden Rechnungen ein.

Nutzen Sie den Antragsvordruck des GKV-Spitzenverbands, den Sie bei Ihrer Pflegekasse oder auf deren Website erhalten. Reichen Sie den Antrag als unterschriebenes PDF zusammen mit den erforderlichen Nachweisen ein. Viele Pflegekassen bieten auch eine datenschutzgesicherte Online-Übermittlung an.

Quelle: DAK – Antragsverfahren PpSG

Schritt 4: Maßnahmen durchführen

Nach der Bewilligung setzen Sie die geplanten Maßnahmen zügig um. Achten Sie darauf, dass die angeschaffte Hard- und Software den förderfähigen Kategorien entspricht. Bewahren Sie alle Rechnungen und Zahlungsnachweise sorgfältig auf – sie sind die Grundlage für die Abschlussdokumentation.

Bei Softwarelösungen wie itbuddy.care empfiehlt es sich, den Anbieter frühzeitig einzubinden. Viele Anbieter unterstützen Sie bei der Antragstellung und stellen die notwendigen Produktbeschreibungen und Nachweise zur Verfügung.

Schritt 5: Abschlussdokumentation einreichen

Nach Abschluss der Maßnahmen reichen Sie die Verwendungsnachweise bei Ihrer Pflegekasse ein. Dazu gehören:

Kopien der Rechnungen
Zahlungsnachweise (Kontoauszüge)
Ggf. eine kurze Beschreibung der umgesetzten Maßnahmen

Nach Prüfung der Unterlagen wird der Zuschuss ausgezahlt. Die Bearbeitungsdauer variiert je nach Pflegekasse – rechnen Sie mit vier bis acht Wochen.

itbuddy.care: Ihre förderfähige Komplettlösung

itbuddy.care ist eine digitale Komplettlösung speziell für ambulante Pflegedienste, die in vollem Umfang über den Digitalisierungszuschuss förderfähig ist. Die Plattform deckt gleich mehrere der vom GKV-Spitzenverband priorisierten Bereiche ab:

KI-gestützte Tourenplanung: Touren in Sekunden statt Stunden – die KI optimiert Routen und Einsatzzeiten automatisch.
Mobile Pflegedokumentation: Wundbilder direkt am Klienten erfassen, Dokumentation in Echtzeit – DSGVO-konform, Daten bleiben in Deutschland.
Entbürokratisierung: Schluss mit Zettelwirtschaft und WhatsApp-Protokollen. Alle Informationen zentral, nachvollziehbar und rechtssicher.
Lohnkosten im Blick: Transparente Auswertungen zu Personalkosten und Wirtschaftlichkeit.
Angehörigenkommunikation: Angehörige werden direkt eingebunden – das entlastet Pflegekräfte von Rückfragen.
Persönlicher Support: Wenn etwas klemmt, geht jemand ran – Montag bis Freitag, kein Callcenter, kein Ticket-Dschungel.

itbuddy.care ist ein Produkt der SNKB-Gruppe und wird in Deutschland gehostet. Die Lösung ist speziell auf die Anforderungen ambulanter Pflegedienste zugeschnitten und unterstützt Sie aktiv bei der Beantragung des Digitalisierungszuschusses.

Quelle: itbuddy.care – KI-Partner für ambulante Pflegedienste

Typische Fehler bei der Antragstellung – und wie Sie sie vermeiden

Fehler 1: Zu spät beantragen

Die Förderung läuft noch bis 2030 – aber je länger Sie warten, desto später profitieren Sie von den digitalen Verbesserungen. Zudem werden ab Dezember 2026 die elektronische Abrechnung und weitere TI-Anwendungen verpflichtend. Wer jetzt investiert, vermeidet den Jahresend-Stress.

Fehler 2: Unklare Kostenzuordnung

Trennen Sie sauber zwischen TI-Basisausstattung (wird über TI-Pauschalen finanziert) und förderfähigen Digitalisierungsmaßnahmen (werden über den Zuschuss bezuschusst). Vermischen Sie diese Posten nicht – das führt zu Rückfragen und Verzögerungen.

Fehler 3: Keine vollständigen Nachweise

Rechnungen müssen eindeutig der Einrichtung zuordenbar sein und die förderfähigen Positionen klar ausweisen. Sammelrechnungen ohne Einzelaufschlüsselung werden oft beanstandet. Bitten Sie Ihre Lieferanten um detaillierte Rechnungen.

Fehler 4: Nur eine Maßnahme beantragen

Der Zuschuss kann auf mehrere Maßnahmen verteilt werden. Statt nur eine neue Pflegesoftware zu beantragen, können Sie gleichzeitig WLAN-Ausbau, Schulungen und IT-Sicherheit fördern lassen – solange die Gesamtsumme 12.000 € nicht übersteigt.

Fehler 5: Keine Beratung in Anspruch nehmen

Pflegekassen, Softwareanbieter und IT-Dienstleister bieten Unterstützung bei der Antragstellung. itbuddy.care beispielsweise hilft Ihnen, die förderfähigen Kosten korrekt zu identifizieren und den Antrag vorzubereiten. Nutzen Sie diese Hilfe – sie ist in der Regel kostenlos.

Kombinieren Sie Förderungen: Mehr herausholen

Der Digitalisierungszuschuss lässt sich mit weiteren Förderprogrammen kombinieren. In Bayern beispielsweise gibt es die „100% WLAN-Strategie – Komplementärförderung", die zusätzlich zum Bundesprogramm weitere 12.000 € und maximal 40 % der verausgabten Mittel gewährt. Auch andere Bundesländer haben ergänzende Förderprogramme aufgelegt. Informieren Sie sich bei Ihrem Landesverband der Pflegekassen über regionale Fördermöglichkeiten.

Auch die TI-Pauschalen der Krankenkassen laufen parallel: Sie decken die Grundausstattung (Konnektor, Kartenterminals, Karten) und die laufenden Betriebskosten der TI ab. In der Summe können Sie so einen erheblichen Teil Ihrer Digitalisierungskosten refinanzieren.

Quelle: LfP Bayern – Merkblatt Komplementärförderung

Fazit: Jetzt handeln, Förderung sichern

Der Digitalisierungszuschuss nach §8 Abs. 8 SGB XI ist eine der attraktivsten Fördermöglichkeiten für Pflegeeinrichtungen in Deutschland. Bis zu 12.000 Euro pro Einrichtung – das ist eine Summe, die den Unterschied macht zwischen „Digitalisierung irgendwann" und „Digitalisierung jetzt". Die Antragsfrist bis Ende 2030 gibt Planungssicherheit, aber die zunehmenden Digitalisierungspflichten (TI-Anbindung, elektronische Abrechnung) machen schnelles Handeln ratsam.

Die fünf Schritte – Bedarf ermitteln, Eigenmittel bereitstellen, Antrag stellen, Maßnahmen umsetzen, Abschlussdokumentation einreichen – sind mit der richtigen Vorbereitung in wenigen Wochen zu bewältigen. Mit einem Partner wie itbuddy.care an Ihrer Seite, der die förderfähigen Maßnahmen aus einer Hand liefert und Sie bei der Antragstellung unterstützt, wird aus dem Förderantrag ein überschaubares Projekt.

Warten Sie nicht, bis die Frist näher rückt. Je früher Sie digitalisieren, desto eher entlasten Sie Ihre Pflegekräfte – und desto mehr Zeit bleibt für das, worauf es wirklich ankommt: die Pflege Ihrer Klientinnen und Klienten.

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