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# Schichtplanung ohne Chaos – Digitale Lösung für den Pflegealltag

Die Schichtplanung gehört zu den zeitaufwändigsten Aufgaben in der Pflegedienstleitung. Papierpläne, Excel-Tabellen und WhatsApp-Gruppen machen es nicht besser. Digitale Schichtplanung kann den Pflegealltag deutlich erleichtern – und hilft dabei, rechtliche Vorgaben einzuhalten.

## Das Problem mit der klassischen Schichtplanung

Wer seinen Dienstplan mit Excel oder auf Papier führt, kennt die Probleme:

Problem | Auswirkung
--- | ---
Zeitaufwand | 4–8 Stunden pro Woche nur für die Planung
Fehleranfälligkeit | Doppelbelegungen, unbesetzte Schichten, übersehene Wünsche
Rechtliche Risiken | Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz bleiben unbemerkt
Kommunikationschaos | Änderungen per WhatsApp, Telefonzettel, Mundpropaganda
Transparenzmangel | Mitarbeiter sehen nicht, was aktuell geplant ist

Eine Umfrage des Instituts für Pflegewissenschaft zeigt: Pflegekräfte verbringen durchschnittlich 30–45 Minuten pro Schicht mit administrationsbedingten Verzögerungen – ein erheblicher Teil davon durch unklare Schichtpläne.

## Was das Arbeitszeitgesetz für die Schichtplanung vorgibt

Die rechtlichen Rahmenbedingungen sind klar – werden aber in der Praxis oft verletzt:

Vorgabe | Gesetzliche Grundlage
--- | ---
Max. 8 Stunden/Tag (Verlängerung auf 10 Std. möglich) | § 3 ArbZG
Min. 11 Stunden Ruhepause zwischen Schichten | § 5 ArbZG
Min. 1 Ruhetag pro Woche (Sonntag bevorzugt) | § 9–11 ArbZG
Nachtarbeit: max. 8 Std., Durchschnitt 8 Std. in 1 Monat | § 6 ArbZG
Dokumentation der Arbeitszeit | § 16 ArbZG

Besonders kritisch: Die 11-Stunden-Ruhepause wird in der Pflege häufig unterschritten, besonders bei Bereitschaftsdiensten und on-call-Diensten. Bei Arbeitszeitkonten hilft digitale Zeiterfassung, Verstöße zu erkennen.

## Wie digitale Schichtplanung funktioniert

### Kernfunktionen einer guten Schichtplanungssoftware

1. Drag-and-Drop-Planung: Schichten per Mausklick zuweisen

2. Wunschlisten: Mitarbeiter geben Verfügbarkeiten und Präferenzen ein

3. Automatische Plausibilitätsprüfung: Das System warnt bei Arbeitszeitverstößen

4. Tauschbörse: Mitarbeiter können Schichten freigeben und tauschen (mit Freigabe der Dienstleitung)

5. Mobile App: Aktuelle Pläne immer auf dem Smartphone

6. Zeiterfassung: Geplante vs. tatsächliche Arbeitszeit im Vergleich

7. Qualifikationsmatrix: Nur Mitarbeiter mit passender Qualifikation werden vorgeschlagen

8. Berichte und Auswertungen: Arbeitszeitkonten, Überstunden, Schichtverteilung

### Der Unterschied im Alltag

Aspekt | Manuell (Excel/Papier) | Digital
--- | --- | ---
Planungsaufwand | 4–8 Std./Woche | 1–2 Std./Woche
Arbeitszeitkontrolle | Nachträglich, unvollständig | Echtzeit-Warnungen
Mitarbeiterwünsche | Chaotisch (WhatsApp etc.) | Strukturiert im System
Schichttausch | Telefonische Absprache | Digitale Tauschbörse
Transparenz | Aushang am schwarzen Brett | Live in der App
Rechtssicherheit | Gering | Automatische Prüfungen

Pflegedienste berichten nach Umstellung auf digitale Schichtplanung von 6 Stunden weniger Verwaltungsaufwand pro Woche.

## Schritt für Schritt: So führen Sie digitale Schichtplanung ein

1. Ist-Analyse: Wie planen Sie aktuell? Wo sind die Schmerzpunkte?

2. Anforderungen definieren: Welche Funktionen brauchen Sie zwingend? (Arbeitszeitprüfung, mobile App, Zeiterfassung)

3. Software auswählen: Marktüberblick einholen – achten Sie auf Integration mit bestehender Pflegesoftware

4. Testphase: Mit 2–3 Teams testen, nicht gleich den ganzen Dienst umstellen

5. Schulung: Alle Mitarbeiter einweisen – auch die, die sich „mit Technik schwer tun"

6. Einführung: Schrittweise vom Papierplan auf die digitale Lösung umsteigen

7. Evaluation: Nach 3 Monaten: Was funktioniert? Was muss angepasst werden?

## Rechtliche Besonderheiten in der Pflege

### Bereitschaftsdienst vs. Rufbereitschaft

Diese Unterscheidung ist wichtig für die Arbeitszeitberechnung:

Dienstform | Definition | Arbeitszeit-Anrechnung
--- | --- | ---
Bereitschaftsdienst | Mitarbeiter ist anwesend und verfügbar | Volle Arbeitszeit
Rufbereitschaft | Mitarbeiter ist erreichbar, aber nicht anwesend | Nur tatsächliche Einsätze zählen

Digitale Zeiterfassung hilft, beide Formen sauber zu dokumentieren.

### Tarifvertragliche Vorgaben

Achten Sie darauf, dass die Software tarifvertragliche Regelungen abbilden kann – Schichtzulagen, Feiertagszuschläge, Bereitschaftsdienstpauschalen. Das spart erheblichen Nachbereitungsaufwand in der Lohnabrechnung.

## FAQ: Digitale Schichtplanung in der Pflege

Reicht Excel nicht aus?

Für 5–10 Mitarbeiter vielleicht. Ab ca. 15 Mitarbeitern wird Excel fehleranfällig und zeitaufwändig. Und: Excel prüft keine Arbeitszeitgesetze.

Was kostet digitale Schichtplanung?

Ab ca. 2–5 € pro Mitarbeiter und Monat laut gängiger Anbieter. Stand-alone-Lösungen sind günstiger als integrierte Pflegesoftware-Pakete.

Dürfen Mitarbeiter Schichten selbst tauschen?

Ja, mit Freigabe der Pflegedienstleitung. Digitale Tauschbörsen machen das transparent und nachvollziehbar.

Muss ich Arbeitszeiten digital erfassen?

Seit 2024 gibt es in Deutschland eine gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung (EuGH-Urteil, BAG-Urteil). Digitale Erfassung ist der einfachste Weg, diese Pflicht zu erfüllen.

Wie lange dauert die Einführung?

Mit guter Vorbereitung 4–8 Wochen bis zum produktiven Einsatz. Rechnen Sie 2–4 Wochen Testphase ein.

## Fazit

Digitale Schichtplanung spart Zeit, reduziert Fehler und hilft bei der Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes. Der Einführungsaufwand hält sich in Grenzen – und der Return on Investment ist meist nach wenigen Monaten erreicht.

15 Minuten Beratung – dann wissen Sie, ob es passt. Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Gespräch. Lesen Sie auch unseren Artikel zur Tourenplanung optimieren.

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- Arbeitszeitgesetz (ArbZG) in der aktuellen Fassung
- EuGH-Urteil C-55/18 zur Arbeitszeiterfassungspflicht
- Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 13.9.2022 – 1 ABR 22/21
- Institut für Pflegewissenschaft: Studie zur Arbeitsbelastung in der Pflege

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